"ALLAH'IM, NEYDİ GÜNAHIM?!" RAPORLAR ve SUNUMLAR

            Son dönemde birlikte çalıştığım şirketlerde “Rapor ve Sunum” olayının çok farklı boyutlarını aynı anda görme fırsatı buluyorum: Bazılarında hiç yok, bazılarında çok fazla var! Düzenli bir ordu olabilmenin temel şartı iletişimdir, zira iki birlik arasında iletişim kopmuşsa artık düzenli bir ordunuz yoktur, birbirinden bağımsız iki adet birliğiniz vardır. (Bir takımı zayıflatmanın en garanti yolunun onun kendi içindeki iletişimi koparmak, yani takımı bölüp, parçalamak olduğunu da bu vesileyle not düşelim… Bunun en kolay yolunun da söylenti çıkarmaktan geçtiğini: “Üretim zaten kendi arkasını toplayamıyor” der satışçılar; “Bütün gün klimalı arabayla geziyorlar, ama her ay pazar payımız düşüyor” der üretimciler!) İşte raporlar ve sunumlar, günümüzün büyük orduları gibi düşünebileceğimiz şirketlerinin çeşitli birimleri arasındaki bilgi akışını sağlayan unsurlardır.

            İyi bir şirket, verimli bir takım olabilmek için yalnız bilgi akışını sağlamak ya da iletişimi düzenlemek yetmez: Canım Ciğerim Eğitmen-Koç Mustafa Bayındır’ın iletişim eğitimlerinde vurguladığı şekilde “temas” gerekir. Aynı şirketin Almanya ile Türkiye birimleri arasında, Türkiye organizasyonunun İstanbul ve Ankara ofisleri arasında, Manisa’daki fabrikanın üretim ve satın alma departmanları arasında ihtiyaç hep aynıdır: Temas etmek. İnsanları yalnızca sonuç odaklı, sayısal hedefli günlük işler için bir araya getirirseniz, sonunda şirket ortak menfaati için işbirliği yapan değil, birbirleriyle çekişme halinde olan birimler yaratırsınız. Yani aynı ordunun birbirinden habersiz –bağımsız- iki birliği olmakla kalmaz, fırsat buldukça birbirlerine de saldırırlar!

            Takım çalışması eğitimlerinde sıklıkla yaptığım “ürün yerleştirme” oyununu, geçtiğimiz günlerde otomotiv yan sanayinin uluslararası devlerinden birinin üretim ekibiyle gerçekleştirdim. Kendi içlerinde “saha” diye adlandırılan üretim alanında ve ofiste çalışanlar olmak üzere ikiye ayrılmış bu ekibe kahve molasından dönüşte “Sahadakiler diyor ki, ofisteki arkadaşlar totolarını kaldırıp günde iki defadan fazla yanımıza gelmezler!” ……birkaç saniye kadar süren bir sessizlikten sonra Saha ekibinden biri hışımla “Bizden kimse öyle bir şey söylemez!” diye atıldı ve işte tüm ekibi bölünmekten kurtaran da bu bağlılık refleksi oldu. Zira bu gibi durumlarda iki ihtimal vardır: Ya biri hemen çıkar bunu takım adına yalanlar, bizde olmaz öyle şey Serkan Bey yanlışınız var, der ………..ya da sessizlik yayılmaya başlar. Bu bir zehirdir ve takımı içten içe sarar, anında kesip atmazsanız herkes kafasında “Acaba doğru mu?” demeye başlar ve bu ne yazık ki geri dönüşü olmayan bir şüphedir… Tabii ben bu şirketlerden insanları birbirine düşürmek değil de takımlar kurmak amacıyla para aldığım için bu gibi lafları attığımda yalnız 3 saniye kadar bekler, hemen ardından işin doğrusunu anlatırım! Konuyu tekrar “temasa” bağlamak gerekirse de, işte bir insan grubunun kendi içinde yeterince teması olup olmadığını ölçmenin en basit yolu budur: Temasın yeterli olmadığı yerde söylenti ve dedikodu olur; birbirinin derdini, zorluğunu, hedefini bilmeyen-anlamayan insanlar aynı yola baş koyamazlar, birbirlerine yardım etmezler… Özetle, bir kurumda verimliliği sağlamak için “temas” hiç kimsenin unutmaması gereken bir konu başlığıdır.

            Güven konusunda akademik anlamda da çalışan dostum ve bilgi kaynağım Eğitmen&Koç Dr. Müge Cantekin’den alıntılayarak, iki birim arasındaki iletişimin temeli olması gereken “güvene” geçmek gerekirse: Güvenin, güvenen ve güvenilen olmak üzere iki farklı tarafı vardır. Bunlar arasındaki güven ilişkisi de karşılıklı olarak ve sırayla tek tek atılan adımlardan oluşur. İşte bu güven ilişkisinin oluşabilmesi için temasa ihtiyaç vardır. Almanya’daki meslektaşımızla nasıl temas edeceğiz, sorusunun yanıtı da “Skype’la”, telefonda, emojiyle vb. şeklinde olabilir ama neyle olursa olsun kilit nokta, bu temasın işle ilgili, hedef-başarma-sorun çözme odaklı olamayacağıdır! Temas etmek ortak işin dışında, insanın yalnızca birbirine ilgi ve alaka gösterdiği, bunu da duygularıyla kanıtladığı noktadır. Tabii ki yüz yüze yapmak çok daha kolaydır, ama uzaktan yapmak da imkânsız değildir…
            Türkiye’nin en büyük 3 bankasından biriyle yaptığımız eğitimin hazırlık aşamasında tanık olduğum durum, işte bu yan yanayken hiç temas etmemenin feci bir tezahürüydü: Açık ofiste aynı ortamda doğum günü kutlayan takım üyelerinden, yan yana masalarda oturan iki kişiden bir kutlamaya katılırken, diğer kafasını çevirip masasında kalmıştı! Ve 50 kişilik bir ekipte herhalde 10 kadar kişi bu durumdaydı… Takım çalışma(ma)-sıyla ilgili olarak yaşadığım en ibret verici anlardan biriydi. Dolayısıyla temas etmek, insanların birbirlerine fiziki olarak ne kadar uzakta olduklarını değil, esasında birbirleriyle ilgili niyetlerini ön plana çıkaran bir şey: Temas etmek istiyorsanız bunu çok uzaktan gerçek bir gülümseme veya iki dakikalık da olsa bir hatır sormayla yapabilir, temas etmek istemiyorsanız da bunu 50cm’den bile “dirsek göstererek” engelleyebilirsiniz.

            Temas konusu takımlar (ve verimlilik) açısından o kadar hayati bir nokta ki asla bireylerin inisiyatifine bırakılmamalı. Tabii ki yazılı kurallarla değil ama yöneticiler davranışlarıyla, bizzat kendileri örnek teşkil ederek ve davranışı yönlendirip destekleyerek, kurumlarında ve kendi ekiplerinde teması yaratmalılar. Kurum kültürünün doğal bir parçası olmadığı sürece bu temasın samimiyetle sağlanması ve yeni gelenlere aktarılabilmesi mümkün değil… Bu zaman sıkışıklığında ve bin bir türlü hedefin peşinden koşarken fırsat mı kalıyor, dediğinizi duyar gibi oluyorum…….ve tam da bu yüzden işin organizasyonunun bireylerde değil kurumda ve yöneticilerinde olduğunun altını çiziyorum: Biz eğer bireylere gülümseyebilecekleri ve arkadaşlık kurabilecekleri bir fauna yaratmazsak, arkasından ne kadar örnek teşkil etsek de kendi işlerine, kendi amaçlarına kapanmalarını engelleyemeyiz. Yani bir taraftan “ilişki kur – temas et” deyip, ardından da “ama raporunu da akşam evde bitirmeden gelme” altyazısını geçmemeliyiz!.. İkiyüzlülüğün mumu yatsıya kadar yanar……sönünce de bir daha ömür billah tekrar yanmaz!

            Gerilla birlikleri değil de tek bir düzenli ordu olmak için iletişim gerekiyor. Raporlar ve sunumlar da işte bu iletişimin unsurları, demiştik. Ama aynı zamanda da “temas şart”, bunun samimi ve gerçek olabilmesi için de insanlara zaman kalabilmesi gerek diyoruz. İşte bu nokta da bizi yazının başlığı olan “Allah’ım neydi günahım?!” kısmına getiriyor zira evet, bir bütünün parçası olabilmek için rapor yazmamız gerek. Eğer biz ne yaptığımızı anlatmazsak bütüne katkımız bir anda çok azalıyor… Raporun yetmediği noktada yaptığımız işin önemini, neden bu kadar kritik bir noktada olduğumuzu ve neden bu kadar emek harcamamız gerektiğini anlatabilmek için sunuma da ihtiyacımız var. Yoksa kimisi bizim derdimizi tam anlamayabilir… Ama rapor yazmak ve sunum hazırlamaktan insanlara “Merhaba” demeye bile zamanımız kalmıyor! Görevi yerine getirmek için gerçek işin yapıldığı süreyi (hatta toplantıları!!!) söylemiyorum bile.

            Raporlar ve sunumlar konusunda da iş dönüp dolaşıp bir kez daha yönetim şeklimize geliyor: Eğer bir işin prosedürlerini yazıyor, bir fabrikanın, bir departmanın, bir projenin raporlama ve sunum sistemini oluşturuyorsanız ya da çok daha basit bir şekilde size rapor eden kişilerden bir rapor/sunum istiyorsanız lütfen bunu tekrar düşünün! İki ihtimal var: Raporu yazacak kişi ya bu işe sizin sandığınızdan 10 kat fazla zaman ayıracaktır, çünkü titizdir, yazdığı andan itibaren bu raporun kendisinden çıkıp tek başına var olacağının ve tahmin edemeyeceği kadar çok sayıda insan tarafından, yıllar sonra bile okunabileceğini düşünüyor, bu nedenle de her referansı kontrol ediyor, her bir konuyu tek tek araştırıyordur…… ya da raporu sizin beklediğinizden 10 kat önemsiz bir şey olarak görüyor, zamanında gönderme zahmetine bile girmiyor veya birkaç ufak tefek bilgiyle konuyu geçiştiriyordur! Titizlenen kişi siz yöneticisi için bir sorundur zira artık işinden çok raporla uğraşmaya başlamıştır; savsaklayan kişi de sizin için bir derttir çünkü talimatınızı umursamadığını düşünürsünüz. Dolayısıyla “rapor yaz” demenin bedelini baştan bilmek, bunu bilerek talimat vermek çok önemlidir. Hele hele artık her hafta bu raporu yapalım, gibi bir şey denip çalışan kişinin hayatı sürekli olarak karartılacaksa!..
Sunumlar konusunda titiz olan ile savsaklayan arasındaki açmaz daha da belirgindir: Titiz olan sunumu için “herkesin karşısına çıkacağını”, rezil olma veya bilgisiz görünme riskini biran bile aklından çıkarmayarak, sunum hazırlığını obsesif bir baskı altında yapacaktır……hele bir de topluluk önünde konuşma sıkıntısı varsa! Savsaklayan ise siz yöneticisi için bir saatli bombadır: Slaytlarında görünecek yanlışlıklar veya sunum tarzındaki aşırı rahatlık gibi nedenlerle sizi de üstlerinizin huzurunda zor durumda bırakma riski taşır…..veya zaten onun sunumlarını bizzat siz hazırlıyorsunuzdur!!!

            Peki ne yapacağız? Rapor ve sunum olmaksızın takım içi iletişimi kaybedip, verimsiz ve bölünmüş birimlere dönüşüyoruz. Rapor ve sunumu kullandığımız noktada ise ya çok zamanımızı alıyor ya da çok gerginlik yaratıyor, bu sefer de “temas kuracak” zamanımız ve güler yüzümüz kalmıyor… Reçete basit: Bir rapor veya sunumu talep etmeden önce kırk defa düşünelim. Eğer istemeye karar verdiysek, bunun neden zorunlu olduğunu ilgili kişiye uzun uzun anlatalım. Ardından da raporun veya sunumun nasıl bir formatta ve ne derinlikte olması gerektiğine dair hem bilgi verelim, hem de arkasından destek görüşmeleri, ilerleme kontrolleri koyalım. Tüm bunları güler yüzlü, destekçi ve samimi bir şekilde yürütebilirsek de, temas konusuyla ilgili rol model görevimizi kendiliğinden yerine getirmiş oluruz.

                 Birbirinden kopmuş birimleri olan ekipler için sonuç paragrafı:
Şimdi lütfen işyerinizin koridorlarında birbirlerine pis pis bakarak geçen, alnı kafa atılırsa diye öne eğik, kolları da omuzlardan arkaya doğru kanat gibi açılmış ekiplerinizi gözünüzün önüne getirin…..hemen ardından da sihirli bir değnekle “…iki ekip hep birlikte pikniğe gidiyoruz” deyip, insanları pijamaları, kuru köfte ve yumurtalarıyla mangal başında olacakları yeşillik bir ortama taşıyın! Pikniğin sonlarına doğru da artık birbirlerinden daha iyi haberdar olabilmeleri için herkese açık raporlama (veya hedef) düzeni getireceğinizi, ayda bir de bu şekilde bir araya gelip birbirinize sunumlar yapacağınızı duyurun. Verimli bir takıma doğru en önemli adımlardan birini attınız, tebrik ederim.

            Rapor /Sunum yükü çok fazla olan ekipler için sonuç paragrafı:
Şimdi lütfen işyerimizin koridorlarında “Allah’ım neydi günahım?!” suratıyla çiğ köfte gibi bakan, sırtı duvara dayalı şekilde yere çömelmiş, ellerini dizlerinin üstüne koymuş ve hafifçe yukarıya kalkmış yarınki raporunu veya sunumunu nasıl yetiştireceğini düşünerek kendini arabeske vermiş ekiplerinizi gözünüzün önüne getirin…….hemen ardından da sihirli bir değnekle “seni rapordan/sunumdan azat ediyorum” deyip, onları ayağa kaldırarak 70’lerin disko topu altında rengarenk ışıklarla, bol paça pantolonlar içinde dans eden disko gençliği ortamına taşıyın! Verimli bir takıma doğru en önemli adımlardan birini attınız, tebrik ederim.

16 TEMMUZ 2017

SERKAN ÖZİZMİR

FLAMA Training & Consultancy